وظائف: مطلوب ادارة أعمال دوام كامل

تفاصيل الوظيفة

متطلبات الوظيفة

المهام والمسؤوليات الرئيسية:
 استقبال زوار الشركة والترحيب بهم بما يليق باسم وسمعة الشركة وإرشادهم إلى طاقم الشركة المعنيين
 استقبال الاسئلة والاستفسارات من العملاء والأطراف ذات الصلة والإشعارات والرسائل التي ترد الشركة عبر البريد الالكتروني والفاكس والهاتف المحمول توجيهها للأقسام المعنية في الشركة
 استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها وتحويلها للموظفين المعنيين في الشركة
 التنسيق لاجتماعات المدير العام والمدير المالي والإداري وترتيب جدول مواعيدهم سواء مع موظفي الشركة أو الأطراف الخارجية
 التحضير المسبق لاجتماعات المدير العام للشركة والمدير المالي والإداري وغيرها من الاجتماعات المركزية الرئيسية للشركة ومتابعة كافة التجهيزات اللوجستية اللازمة
 إعداد محاضر الاجتماعات المتعلقة بالطاقم الإداري للشركة وغيرها من الاجتماعات الأخرى باستخدام نموذج الشركة الرسمي، وذلك بناء على توجيهات المدير المالي والإداري
 أرشفة محاضر الاجتماعات باتباع نظام الأرشفة الخاص بالشركة
 إدارة صندوق المصروفات النثرية وإعداد تقرير فصيلي شهري بالنفقات النثرية باستخدام نموذج الشركة الرسمي وتسليمه للمحاسب
 إدارة المخزن والتأكد من توفر المواد اللازمة من قرطاسية ومواد تنظيف ومشروبات خفيفة والقيام بعمليات الجرد للمواد المختلفة بشكل دوري وإعداد سجل لكافة المواد الموجودة باستخدام نموذج الشرك الرسمي وذلك بالتنسيق مع محاسب الشركة
 إعداد قاعدة بيانات لموظفي الشركة بحيث تشمل كافة ملفاتهم والأوراق اللازمة بما فيها عقودهم مع الشركة وسيرهم الذاتية وشهاداتهم الأكاديمية وشهادات الخبرة ورسائل التوصية وشهادات المشاركة في البرامج التدريبية وكافة الأوراق الثبوتية والرسمية الأخرى
 تأسيس قاعدة بيانات لكافة العملاء والشركاء والجات الإعلامية وغيرهم من الأطراف ذات العلاقة وذلك بالتنسيق مع الأقسام المعنية في الشركة
 إرسال رسائل دعائية للعملاء إضافة إلى تذكيرهم بالفعاليات والأحداث المختلفة التي تنظمها الشركة وتذكيرهم بعروض الشركة عبر البريد الالكتروني وبالتنسيق مع الأقسام المعنية في الشركة
 المتابعة مع دور الطباعة والنشر فيما يتعلق بتصميم وطباعة بطاقات الأعمال الخاصة بموظفي الشركة وما يتصل بها من مهام
 طباعة المستندات والأوراق وغيرها من المواد المطلوبة وإعداد نسخ عنها حسب الطلب
 الإشراف على النظافة العامة للشركة ومرافقها لضمان بيئة عمل صحية لطاقم العمل وبما يليق بالصورة التي تسعى الشركه لزرعها في ذهن العملاء
 تقديم الدعم اللازم عند إطلاق الفعاليات الدعائية الخاصة بالشركة
 إعداد تقرير باحتياجات الشركة من الأدوات والأجهزة والمواد اللازمة باستخدام نموذج الشركة الرسمي وتسليمه لمحاسب الشركة بشكل دوري
 التواصل مع الموردين واستقدام عروض أسعار لمشتريات الشركة والتنسيق لاجتماعات فتح العطاءات مع لجنة المشتريات وإعداد محاضر الاجتماعات ذات الصلة وأرشفتها
 ضمان فعالية كافة الأجهزة في الشركة والتواصل مع الدعم الفني في حال وجود أعطال
 الترتيب لسفر طافم الشركة للمشاركة في برامج تدريبية أو اجتماعات عمل خارج البلاد وإعداد طلبات الفيزا وترتيب حجوزات الطيران والإقامة وكافة الأوراق الرسمية اللازمة ذات الصلة
 تمثيل الشركة في كافة المناسبات المتعلقة بها
 المشاركة في الفعاليات الدعائية التي تنظمها الشركة
 حضور اجتماعات طاقم العمل حسب توجيهات المدير المباشر
 المشاركة في البرامج التدريبية وورشات العمل حسب الحاجة
 تقديم تقرير دوري شهري لسير العمل للمدير المباشر باستخدام نموذج الشركة الرسمي
 تقديم الدعم الكامل للمدير العام والمدير المالي والإداري والأقسام الأخرى في الشركة حسب توجيهات المدير المباشر
 غير ذلك من المهام حسب توجيهات المدير المباشر أو المدير العام
المؤهلات المطلوبة
 خبرة عملية في مجال الإدارة لمدة سنة على الأقل
 قدرة عالية على استخدام برامج MS Office وتطبيقات الانترنت
 مهارات ممتازة في الاتصال والتواصل باللغتين العربية والانجليزية
 القدرة على العمل ضمن ساعات عمل مختلفة وخلال أيام مختلفة من الأسبوع
 مهارات عالية في التخطيط والتنظيم
 مهارة في التسويق
 مهاراة عالية في التوثيق
 درجة الدبلوم أو البكالوريوس في إدارة الأعمال أو التسويق أو اللغة الانجليزية أو العلوم الإنسانية أو أي من الحقول
الأخرى ذات الصلة
 المشاركة في تدريبات أو ورشات عمل في مجال الإدارة أو الاتصال والتواصل أو التسويق أو المجالات ذات الصلة
للمعنيين الرجاء إرسال السيرة الذاتية مرفقة مع صورة شخصية للبريد الالكتروني descuentoshop16@gmail.com مع توضيح الشاغر المطلوب في خانة الموضوع للرسالة الالكترونية، إضافة إلى تعبئة طلب التوظيف عبر الرابط التالي
https://docs.google.com/forms/u/0/d/1KCLhQHYSizBIBIV-e3uIeER8aCn8okS6m_AIr8nqYDc/edit
وذلك في موعد أقصاه الإثنين، الموافق 21-حزيران-2016، علما أنه لن يتم النظر في السيرة الذاتية دون طلب التوظيف. كما سيخضع المرشح للوظيفة لامتحان كتابي تقييمي في مرحلة لاحقة.